Tools für die Hochzeitsplanung

Hochzeitsplanung zwischen iCloud und Wolke 7

Der Name des Schiffs ist Programm

Wie behalte ich bei einem großen Event wie der eigenen Hochzeit den Überblick? Milliarden von Ehepaaren haben das mittlerweile geschafft - so mache Promis sogar mehrfach. Dafür brauchten die allermeisten keinen Weddingplanner, sondern meist nur ein paar gute Tipps aus dem Erfahrungsschatz anderer. Hier sind meine.

Als die beste Ehefrau von allen und ich geheiratet haben, haben wir eine Reihe von praktischen Werkzeugen auf dem Computer und im Internet benutzt, um uns Planung und Organisation zu vereinfachen. Wenn man privat und beruflich mit Projekten zu tun hat, entwickelt man eben mit der Zeit einen gewissen Fetisch für Checklisten, Projektpläne und Tabellenkalkulationen.

Update 24.11.2013: Es gibt mittlerweile eine eigene Seite mit 7 Tipps für gelungene Hochzeitsfotografie.

Update 17.08.2019: Es gibt mittlerweile einen neuen Hochzeitsfotografen, den ich in Köln, Bonn, Düsseldorf und dem Rheinland empfehlen kann: Mich selber ;-)



Hier eine Auflistung unserer Hilfsmittel (Tools):

Hochzeitshomepage mit Blog
Am einfachsten kann sich aber auch bei diversen Anbietern (z.B. eben auch Blogger, dem Provider dieses Blogs) Seiten anlegen. In unserem Fall hatten wir eine eigene Domain mit eigenem Speicherplatz, aber das Prinzip bleibt dabei gleich. In unserem Blog haben wir unsere Erfahrungen und Erlebnisse rund um die Planung festgehalten und konnten sie so mit der Familie und den Gästen teilen.

Countdown auf der Homepage

In der Einladung zur Hochzeit haben wir auf die Seite verwiesen und konnten so zusätzliche Informationen verteilen, die sonst nie auf so eine Karte gepasst hätten.

Nach der Hochzeit haben wir der Hochzeitsgesellschaft die schönsten Fotos (Picasa) und Videos (YouTube) von Hochzeit, Feier und Flitterwochen bereitgestellt.




Rückmeldelisten
Für die Zu- und Absage zum Polterabend und zur Hochzeit hatten wir über die Tabellenkalkulation von  Google Docs Formulare erstellt, die automatisch die Rückmeldungen der Gäste erfasst haben.
Beispiel: Polterabend-Formular

Zur Terminfindungen für Events wie den gemeinsamen Tanzkurs im Vorfeld der Hochzeitsfeier kam das Tool Doodle zum Einsatz. Hier kann jeder Teilnehmende in der Regel die Einträge der anderen sehen und so die eigene Planung ggf. darauf abstimmen, wenn er der einzige wäre, der an einem Tag nicht kann.
 

   

Gemeinsamer Mailaccount
Über einen gemeinsamen Mailaccount bei Google Mail konnten wir die Kommunikation vereinfachen. Damit waren beide Teile des Brautpaars über Antworten von Freunden oder Dienstleistern fast immer auf dem gleichen Stand. Damit man nicht ständig mehrere Postfächer überprüfen musste, haben wir die Mails natürlich standardmäßig in unsere normalen Mailpostfächer weiterleiten lassen und nur zum Absenden die Adresse des Hochzeitsaccounts genutzt (was beim Gmail-Postfach des Bräutigams auch wunderbar direkt in seinem Postfach ging, da Gmail auch als Webmailer Aliase erlaubt).


Excel-Planungstabellen
In einer großen Tabelle haben wir alle relevanten Daten rund um die Hochzeit verwaltet.
Der Vorschlag hierzu wird natürlich in vielen schlauen Hochzeitsratgebern gegeben. Hier ist unsere persönliche Umsetzung dieser Listen als eine große Excel-Tabelle (bzw. Google Docs-Tabelle):
Beispiel für Hochzeitskalkulation .

Sie fasst diese Listen zusammen:

• Gästeliste mit Kontext für Trauzeugen
• Checkliste / Programmablaufplan für die "heiße Phase"
• Kostenplan
• Sitzordnung mit Kontext-Einordnung der Gäste
• Getränkekalkulation für die engere Wahl der Location
• Vergleichstabelle von Kölner Fotografen
• Vergleichstabelle von Kölner Event-Locations

Ich habe die Daten für die Fotografen und Locations in der Tabelle gelassen, damit heiratswillige Paare aus Köln ein paar konkrete Hausnummern enthalten (natürlich ohne jede Gewähr auf Richtigkeit oder Aktualität der Angaben). Wir haben uns für das Hippodrom als Location für unsere Hochzeitsfeier und Herrn Jan Tepass als Fotograf entschieden. Mit beiden Entscheidungen sind wir noch heute sehr zufrieden.


Tipp zu den Fotos auf der Hochzeit: Macht zwischen Euch und Euren Gästen aus, dass grundsätzlich in die Kamera Eures Hauptfotografen geschaut wird. Sonst teilen sich die Blicke auf den Gruppenbildern auf die 4-5 Linsen auf, die auf Euch gerichtet sind und kein Bild ist dadurch wirklich gut.
Goldene Regel: Schaut immer die teuerste Kamera (Equipment + Gage)!

Update 24.11.2013: Es gibt mittlerweile eine eigene Seite mit 7 Tipps für gelungene Hochzeitsfotografie.

Hier die Liste der verglichenen Fotografen: 
Ute Averkamp
Rüdiger Gohr
Ingo Gerlach
Peter Roskothen
Patrick Mayeres
Gojko Stojic
Hendrik Mallmann
Frank Beer
Jan Tepass Fotografie
Anton Podolskiy

Update August 2019: Und als ob es in Köln nicht schon genug Fotografen gäbe, komme ich noch dazu. Ich habe mein Hobby zum Beruf gemacht. Auf Warumfoto.de seht Ihr, was und vor allem wie ich schon für andere Kunden fotografiert habe.

Hier die Liste der verglichenen Locations:
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Hippodrom

Club Astoria

Villa Köln

Schokomuseum.

Wolkenburg

Osman 30

Wartesaal

Top of Cologne

Versteigerungshalle

Schloss Arff

Kastanienhof

Stern

Consilium

Kunstsalon

Alte Liebe

Dazu bekamen wir noch im Vorfeld allerlei Tipps und Literatur. Ich gebe hier nur eine Empfehlung weiter. Das Buch von Lisa Seelig "Wer ja sagt, muss auch Onkel Horst einladen" (Kurzbeschreibung und Rezension) war gleichsam amüsant wie auch hilfreich.

Wir kennen viele Paare, die es total anders gemacht haben als wir und dennoch eine total schöne und stressfreie Hochzeit hatten. Aber vielleicht findet Ihr ja für Eure Hochzeit doch die eine oder andere Idee von uns praktisch.

Natürlich hängt es nicht von den eingesetzten Programmen ab, ob Eure Hochzeit zum schönsten Tag im Leben wird. Denn es heißt nicht umsonst:
"A fool with a tool is still a fool."

In den richtigen Händen helfen diese Listen aber, fällige Entscheidungen auf einer guten und gemeinsamen Basis zu treffen sowie den Überblick zu behalten und damit den Kopf für das eigentliche frei zu haben:
Die Hochzeit als Start zweier sich liebender Menschen in das gemeinsame Eheleben und hoffentlich wunderbare Flitterwochen.

Flittert schön!